Debido a las medidas preventivas que se están tomando ante el brote del COVID-19 muchas empresas han decidido promover el trabajo a distancia o HOME OFFICE.

Como líder o miembro de un equipo puedes aplicar las siguientes prácticas para que esta modalidad de trabajo tenga éxito en tu empresa:

Coordina vía llamadas o videochats

El correo electrónico queda obsoleto si de coordinar tareas se trata ya uqe estos se acumularían. Mejor úsalo solo cuando se trate de enviar información o archivos específicos que no necesiten una respuesta.

En ese sentido, la mejor opción es comunicarse a través de videochats o llamadas telefónicas. Estas podrían realizarse tres veces a la semana (para revisar el status de las tareas) y no deberían durar demasiado. Entre 30 y 45 minutos es lo recomendable.

Comunicación clara y positiva

Si eres el líder, asegúrate de fijar normas de comunicación para el correcto entendimiento y desenvolvimiento de los profesionales a tu cargo.

Para ello te sugerimos establecer un calendario de entregas y un listado de tareas, asi como asignar responsables.

Sé receptivo y mantente disponible

A pesar que no te encuentres en el mismo lugar de trabajo que tus compañeros no significa que tu comunicación deba retrasarse. Si es posible establezcan posibles horarios donde no puedan estar disponibles.

La idea es que el equipo sea receptivo y se mantengan disponibles como lo son en la oficina.

Colaboración en equipo

La colaboración es la mejor manera de mantener a un equipo conectado.

Evita que colaboración se establezca fuera de los canales del equipo, por medio de chats privados o redes sociales.

Es por ello que recomendamos el uso de los chats sea exclusivo para el trabajo y toda comunicación debe enviarse por ese medio.

Usa herramientas colaborativas

Hoy en día existen diversas herramientas que facilitan el trabajo de manera remota. Estas son algunas de ellas:

Google Hangouts

Si tienes una cuenta en Google, Hangouts te permite enviar mensajes o fotos a tus contactos, iniciar llamadas de voz o video gratuitas. Además, puedes convertir cualquier conversación en una videollamada grupal con hasta 10 contactos y sincronizar los chats en todos tus dispositivos, así como enviarles mensajes a tus contactos, incluso si no están conectados.

Trello

Es recomendaba por profesionales que trabajan en equipo y de manera remota. Puedes organizar y priorizar tus proyectos o tareas a través de tarjetas, listas y tableros.

Tiene una versión gratuita, pero es muy limitada a comparación de las de pago y está disponible en Android y iOS.

Skype

Es una herramienta muy popular debido a que te permite realizar llamadas de audio y videollamadas de alta definición, compartir presentaciones o cualquier elemento durante una llamada con la pantalla compartida, grabar llamadas en directo y realizar conversaciones en modo privado.

Slack

Hecha para optimizar el trabajo en equipo. En su página web lo explican así: “En Slack, los equipos trabajan en canales, el lugar donde se concentran todos sus mensajes, herramientas y archivos, lo que ahorra tiempo e incentiva la colaboración entre compañeros de trabajo”.

Puedes compartir archivos, hacer llamadas de voz o video, compartir pantalla para mostrar tu trabajo y colaborar con miembros externos a tu equipo, etc.

Lo mejor: te permite conectar otras herramientas. El Directorio de Aplicaciones de Slack cuenta con más de 2000 aplicaciones que puedes integrar, para no pasarte el día saltando de una pestaña a la otra. Tiene una versión gratuita con ciertas limitaciones.

Microsoft Teams

Es la herramienta de colaboración de Office 365. Permite administrar fácilmente los proyectos en equipo. Es de pago, pero debido a la coyuntura Microsoft ha puesto a disposición de los usuarios una versión gratuita, para promover el trabajo de manera remota. Genial, ¿verdad?

¿Qué incluye la versión gratuita de Teams?

- Búsquedas y chats ilimitados

- Videollamadas

- Almacenamiento de archivos personal y del equipo

- Colaboración en tiempo real con Office